Una plataforma puede tener varios regímenes de datos
Un servicio regional puede recoger una solicitud de cliente en un país, almacenarla en otro y dejar que un equipo de soporte en un tercero responda. Empiece por esa operación real. Nombre a la parte que decide por qué y cómo se usa la información, la que opera el sistema y cada proveedor o empleado que puede verla. Un logotipo o un CRM compartido no borra la función local de cada sociedad del grupo.
Defina categorías de información y las personas implicadas: clientes, personal, candidatos o visitantes. Separe la información necesaria para prestar el servicio de la analítica, el marketing y las funciones opcionales. Si la respuesta difiere entre dos mercados, mantenga entradas separadas en lugar de una declaración regional que ningún equipo pueda aplicar.
Siga la recogida hasta el borrado
Haga el seguimiento del formulario o la pantalla de la aplicación, el punto de recogida, el alojamiento en la nube, las copias de seguridad, el acceso de soporte, la cesión interna, las exportaciones a proveedores y el borrado final. Registre los países de almacenamiento y de acceso, no solo la ubicación del servidor. El acceso remoto y las copias de recuperación ante desastres pueden cambiar el flujo práctico. Compare el mapa con contratos, permisos y registros de acceso.
Recorra una solicitud real de cliente desde el envío hasta la resolución. ¿Qué entidad responde y qué sistema guarda el rastro de auditoría? Si un proveedor de soporte puede descargar registros, identifique sus controles de acceso y su proceso de devolución o borrado. Compruebe si el aviso de privacidad corresponde realmente al producto y a la cadena de proveedores, en lugar de copiar una descripción escrita para otro servicio.
Compruebe los deberes mercado por mercado
Para cada lugar donde surja una función o un flujo de datos, pida a asesores locales cualificados que comprueben los requisitos vigentes sobre avisos, solicitudes de derechos, conservación, seguridad, incidentes y transferencias internacionales. Registre la norma o fuente consultada, la fecha y los hechos del negocio de los que depende el consejo. No asuma que una cláusula tipo de un mercado responde por otro.
Ponga cada cuestión abierta junto a su responsable y su fecha prevista de resolución. Una matriz por país debe distinguir hechos confirmados, asesoramiento jurídico pendiente y cambios aún en construcción en el producto. No debe convertir un estado incierto en una marca verde porque se acerque una fecha de lanzamiento.
Vuelva a comprobar tras cambios de producto o proveedor
Un nuevo proveedor de analítica, ubicación de copias de seguridad, audiencia de marketing o equipo regional de soporte puede dejar obsoleto el mapa de ayer. Dé a los equipos de producto y compras un evento desencadenante de cambio que devuelva la propuesta a revisión de flujos de datos y contratos. Mantenga versiones fechadas para que el personal sepa qué proceso aplica ahora.
Ensaye una solicitud de derechos y un escenario de incidente. Identifique quién recibe el mensaje, quién puede recuperar los datos, quién decide la respuesta y quién contacta a los proveedores. Compare el ensayo con los plazos y permisos escritos. Si un registro real no puede encontrarse o borrarse como se describe, corrija el flujo antes de presentarlo como una promesa.
Expediente de primera revisión
- Pantallas actuales del producto, avisos y condiciones de cliente por mercado.
- Categorías de datos, diagrama de flujos y mapa de funciones de cada entidad.
- Contratos con proveedores, ubicaciones de alojamiento y copias de seguridad, y permisos de acceso.
- Reglas de conservación y borrado ensayadas contra sistemas reales.
- Asesoramiento local fechado, cuestiones sin resolver y responsables de incidentes y solicitudes de derechos.
La práctica de protección de datos y privacidad puede ayudar en esa revisión.