Сравните политику с реальным решением
Политика комплаенса имеет значение только если сотрудники могут ей следовать. Выберите фактическое согласование, подключение поставщика или запрос на подарок в кувейтской операции и проследите, кто решал, какие проверки проводились и какие доказательства остались. Если письменная политика называет комитет, который никогда не собирается, исправьте процесс или документ. Проследите выбранное дело от поступления через проверку контрагента, согласования, оплату и архивирование. Сравните имена и лимиты подписи в политике с фактическими правами в системе и зафиксируйте любое внесистемное согласование с датой и причиной.
Установите порядок согласования исключений и назначьте ответственных
Фиксируйте версии политик, обучение, согласования и любое исключение. Кто может одобрить исключение, кто замечает конфликт и когда вопрос подлежит эскалации? Ограничьте доступ к чувствительным сообщениям, но не удаляйте исходные сообщения и не просите сотрудников договориться о единой версии событий. Журнал исключений должен называть принимающего решение, причину, срок действия и последующую проверку. Отделяйте рутинные согласования от приема сообщений о нарушениях и не поручайте жалобу лицу, чье решение оспаривается.
Проверяйте инцидент осторожно
Отчет — это утверждение, а не вывод. Сохраните исходные записи, назначьте независимого проверяющего и оцените трудовые последствия и последствия для конфиденциальности до бесед с людьми или внешних сообщений. Действующие кувейтские требования следует проверять с квалифицированными консультантами применительно к фактическому предмету и обстоятельствам. Зафиксируйте, когда вопрос был поднят, кто хранит исходные материалы и кто может их видеть. Согласуйте рамки проверки и проверку конфликта до бесед. Проверяйте применимые обязанности для отрасли, сторон и характера утверждения, а не считайте все инциденты одинаковыми.
Улучшайте контроль с доказательствами
После проверки отделите, что произошло, от того, почему контроль не сработал. Назначьте ответственного, срок и проверку изменений. Панель показателей с отметкой «обучен» у каждого сотрудника не доказывает, что проверки работают. Повторите выборочную операцию, чтобы проверить новую процедуру, сохранив старые доказательства нетронутыми. Прогоните заново именно тот порядок согласования, который не сработал, от запроса до оплаты, и ведите журнал того, что прошло, что не прошло и что остается открытым. Независимый проверяющий должен иметь возможность воспроизвести повторную проверку без переписывания исходных доказательств.
Рабочее досье проверки
- Соберите действующую версию политики и одну датированную операцию или исключение.
- Согласуйте заявленные контрольные процедуры с фактическими согласованиями и правами в системе.
- Разделите прием жалоб, проверку фактов и окончательные решения.
- Зафиксируйте исправление, владельца, срок и воспроизводимую повторную проверку.
По смежным вопросам см. нашу практику соответствия и регулирования и практику по экономическим преступлениям и противодействию коррупции.