报告不等于调查结论
科威特企业收到有关异常付款的内部举报时，应谨慎处理。记录收到报告的时间、提出者及已知事实，不要把怀疑表述为已证实的不当行为。只与需要采取行动的人讨论；过早发送消息可能伤害相关人员，也妨碍审查的完整性。建立注明日期的问题日志，保留疑虑的原始措辞、最初收件人和所附文件。在证据足以得出结论前，用中性措辞称呼人员和付款。
访谈前保存记录
保存原始合同、审批、发票、银行记录、消息和访问日志。记录由谁取得副本，以及为何取得。不要要求员工“清理”文件或统一说法。资料收集应限于疑虑范围，避免把无关个人信息不必要地复制进调查文件夹。保留原文件及其来源，记录收集日期，不要悄悄修改元数据。如果系统可能覆盖日志，尽快查明留存期限。对保全材料的访问应受限并留下记录。
安排独立审查职责
明确由谁审查事实、由谁作决定，以及谁因利益冲突而回避。批准被质疑付款的人不应成为唯一审查者。安排访谈和人员资料访问时，要考虑保密及劳动关系义务。保留可能反驳疑虑的证据，而非只找支持它的材料。给每位访谈人明确范围，分别记录证人的记忆和文件显示的内容，并提供纠正记录中事实错误的途径。对有冲突的决策人应明确记载回避，而非私下处理。
把付款与实际服务对照
意外的金额可能源自范围变更、错误，也可能涉及更严重的问题。一起审阅批准文件、发票、实际交付及往来通信，记录每种合理解释和相应证据。不要为了让记录好看而倒签审批。在对外指控或发表声明之前，请科威特执业律师评估现行报告义务等要求。对照采购订单、合同、发票、收款账户、交付证据及任何范围变更。付款进入不同实体或账户需要有记录的解释，但本身不证明不当行为。
分别记录结论与控制改进
记录应说明查阅了什么、仍有哪些不确定性、由谁决定下一步及谁可查看结果。即使未证实不当行为，控制措施也可能需要改进。在保持原始证据不变的前提下，此后改进审批或供应商核查流程。用之后的一笔交易测试新控制是否有效。结论须说明证据依据及审查限度。另行记录是否需要劳动关系、监管或追偿决定，以及谁有权作出决定。控制改进计划应与事实结论分开，避免把流程缺陷误认为针对个人的认定。
首日审查清单
- 按收到时的原话记录疑虑，不改写为既定事实。
- 保全原始资料，查明是否有留存期较短的日志。
- 指定未批准被质疑交易的人担任审查者。
- 得出结论前，对照付款、授权、收款人和已交付的工作。
- 对外报告或公开评论前，取得针对科威特具体情况的法律意见。
相关业务见白领犯罪与反腐败业务及合规业务。