Das durch Königliches Dekret Nr. M/132 vom 1/12/1443H erlassene Gesellschaftsgesetz hat die Messlatte für die Pflichten der im Königreich tätigen Unternehmen und ihrer Geschäftsleiter angehoben. Das Gesetz, das das durch Königliches Dekret Nr. M/3 vom 28/1/1437H erlassene Gesellschaftsgesetz ersetzt hat und hundertachtzig Tage nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt in Kraft trat, ordnet nicht nur die Gesellschaftsformen: Es schreibt einen vollständigen jährlichen Compliance-Zyklus vor. Obligatorische Versammlungen, Abschlüsse und Berichte zu festen Fristen, externe Abschlussprüfung, Hinterlegungs- und Einsichtspflichten gegenüber den Aktionären, und schließlich ein eigenes Kapitel über Verstöße und Sanktionen, in dem Geldbußen bis zu fünf Millionen Riyal und Freiheitsstrafen bis zu drei Jahren für die schwersten Vergehen reichen. Dieser Beitrag zeichnet diesen Compliance-Zyklus so nach, wie er sich für einen Verwaltungsrat oder Geschäftsführer praktisch darstellt, der auf der sicheren Seite des Gesetzes bleiben will, von unserem Büro in Kuwait und in Zusammenarbeit mit unseren Partnern in Saudi-Arabien.
Der jährliche Compliance-Zyklus: Versammlungen und Abschlüsse
Das Compliance-Jahr beginnt mit der ordentlichen Generalversammlung. Nach Artikel 87 ist die ordentliche Generalversammlung der Aktiengesellschaft für alle Angelegenheiten der Gesellschaft zuständig, soweit sie nicht der außerordentlichen Versammlung vorbehalten sind, insbesondere: Wahl und Abberufung der Verwaltungsratsmitglieder; Bestellung eines oder mehrerer Abschlussprüfer, Festsetzung ihrer Vergütung, Wiederbestellung und Abberufung; Prüfung und Erörterung des Berichts des Verwaltungsrats; Prüfung und Erörterung der Abschlüsse; Erörterung des Prüfungsberichts und Beschlussfassung darüber; Entscheidung über die Vorschläge des Verwaltungsrats zur Gewinnausschüttung; und Bildung von Rücklagen. Die jährliche ordentliche Generalversammlung tritt nach Artikel 88 mindestens einmal innerhalb der sechs Monate nach Ablauf des Geschäftsjahrs zusammen; weitere ordentliche Versammlungen können bei Bedarf einberufen werden.
Parallel dazu steht eine strenge Dokumentationspflicht: Am Ende jedes Geschäftsjahrs hat der Verwaltungsrat die Abschlüsse und einen Bericht über die Tätigkeit und die Finanzlage der Gesellschaft einschließlich des vorgeschlagenen Verfahrens der Gewinnverteilung aufzustellen, diese Unterlagen dem Abschlussprüfer, sofern vorhanden, mindestens fünfundvierzig Tage vor dem für die Jahresversammlung festgesetzten Termin zur Verfügung zu stellen und sie vom Vorsitzenden des Verwaltungsrats, dem Hauptgeschäftsführer und dem Finanzleiter, sofern vorhanden, unterzeichnen zu lassen; Kopien sind am Hauptgeschäftssitz der Gesellschaft zur Verfügung der Aktionäre zu hinterlegen (Artikel 121). Der Vorsitzende stellt sie den Aktionären anschließend zur Verfügung und hinterlegt sie nach Artikel 122. Die Versäumung dieser Fristen ist kein formaler Verstoß: Sie ist ein Eingangstor zur Haftung für die den Gesellschaftern und Versammlungen vorgelegten Berichte.
Governance im Alltag: was auf Geschäftsführer und Verwaltungsrat entfällt
Das Gesetz nimmt Geschäftsführer und Verwaltungsratsmitglieder auf zwei Ebenen in die Pflicht. Die erste ist zivilrechtlich: Die Gesellschaft kann gegen sie die Haftungsklage erheben wegen Verstoßes gegen das Gesetz oder den Gründungsvertrag oder die Satzung oder wegen Fehlern, Nachlässigkeit oder Versäumnissen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit, die der Gesellschaft Schaden zufügen (Artikel 29). Die zweite ist strafrechtlich: Jeder Geschäftsführer, leitende Angestellte, Verwaltungsratsmitglied, Abschlussprüfer oder Liquidator, der vorsätzlich falsche oder irreführende Angaben in die Abschlüsse oder in den Gesellschaftern oder Versammlungen vorgelegte Berichte einträgt oder die Mittel der Gesellschaft, seine Befugnisse oder seine Stimmen gegen ihre Interessen zur Erreichung persönlicher Zwecke oder aus Gefälligkeit einsetzt, dem drohen bis zu drei Jahre Freiheitsstrafe und eine Geldbuße von fünf Millionen Riyal oder eine der beiden Strafen (Artikel 260). Artikel 261 ahndet minder schwere Vergehen mit bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe und einer Geldbuße bis zu einer Million Riyal oder einer der beiden, darunter die Unterlassung eines Abschlussprüfers, die Gesellschaft über die für ihre Leitung verantwortlichen Organe oder Personen über Verstöße zu unterrichten, die er während seiner Tätigkeit entdeckt und die ihm als strafbare Handlungen erscheinen.
Governance bei Vakanz in der Gesellschaft mit beschränkter Haftung
Die Vorschriften dulden kein Verwaltungsvakuum: Hat die Gesellschaft mit beschränkter Haftung einen einzigen Geschäftsführer und wird das Amt vakant, haben die Gesellschafter innerhalb von fünfzehn Tagen ab Kenntnis einen neuen Geschäftsführer zu bestellen, und der Abschlussprüfer der Gesellschaft, sofern vorhanden, oder jeder Gesellschafter kann die Generalversammlung zur Bestellung eines neuen Geschäftsführers einberufen. Die Versäumung dieser Frist lässt die Gesellschaft ohne rechtmäßige Vertretung und setzt ihre Handlungen der Anfechtung aus.
Elektronische Governance: Verfahren aus der Ferne
Das neue Gesetz hat eine für die Praxis wichtige Regel korrigiert: Jedes der im Gesetz oder in den Verordnungen vorgesehenen Verfahren kann nach Absatz 2 des Artikels 277 elektronisch erfolgen, einschließlich der Einreichung von Anträgen auf Gründung von Gesellschaften oder Änderung ihrer Gründungsverträge oder Satzungen, der Eintragungs- und Bekanntmachungsverfahren beim Handelsregister, der Unterzeichnung von Gründungsanträgen, Urkunden und Gesellschaftsregistern sowie der Hinterlegung der Abschlüsse und weiterer Verfahren; die Verordnungen regeln zugleich den Einsatz moderner Technik bei Benachrichtigung, Einberufung von Gesellschafter- und Aktionärsversammlungen sowie bei der Teilnahme an Beratungen und Abstimmungen. Dies erleichtert ausländischen Konzernen die Fernsteuerung der Compliance ihrer saudischen Einheiten; die Verantwortung für die Richtigkeit elektronisch Hinterlegter verbleibt beim Hinterlegenden.
Registrierung, Bekanntmachung und fortlaufende Aktualisierung: Compliance endet nicht mit der Gründung
Viele Unternehmen behandeln die Handelsregistereintragung als einmaligen Gründungsschritt, während das Gesetz sie zu einer fortlaufenden Pflicht macht. Jede Änderung des Gründungsvertrags oder der Satzung und jede Änderung der Geschäftsführung, des Kapitals oder der Form erfordert die Vornahme der Eintragungs- und Bekanntmachungsverfahren, die das Gesetz nach Absatz 2 des Artikels 277 elektronisch zulässt. Das Versäumnis bleibt nicht bei einem Verwaltungsverstoß: Veraltete Registerdaten schlagen auf die Richtigkeit dessen durch, was die Gesellschaft Behörden und Dritten vorlegt, und werden beim ersten Rechtsstreit, der ersten Transaktion oder der ersten Finanzierungsanfrage, die die Lücke zwischen Wirklichkeit und Register offenbart, zum Haftungseingang.
Die Auswirkungen mangelnder Compliance auf Transaktionen und Finanzierungen
Bei Fusionen, Übernahmen und Finanzierungsrunden verwandeln sich Compliance-Fristen aus internen Pflichten in Preiselemente und Vollzugsbedingungen. Nicht hinterlegte oder nicht nach den Artikeln 121 und 122 unterzeichnete Abschlüsse, nicht innerhalb des Sechsmonatsfensters abgehaltene Versammlungen und über die gesetzliche Frist hinaus vakante Geschäftsführerämter treten in der Due Diligence zutage und eröffnen Verhandlungen über Garantien, Freistellungen oder verschobene Vollzugstermine. Schlimmer: Unrichtige, den Gesellschaftern und Versammlungen vorgelegte Berichte können von einer geschäftlichen Anmerkung zu einem schweren Vergehen werden, das bei nachgewiesenem Vorsatz mit drei Jahren Freiheitsstrafe und fünf Millionen Riyal Geldbuße nach Artikel 260 geahndet wird. Unser Rat ist, die Compliance-Akte vor der Ankündigung jeder Transaktion zu bereinigen, nicht währenddessen.
Die Haftung des Liquidators und des Abschlussprüfers
Wer die Phase nach dem Beschluss leitet, ist nicht immun. Artikel 260 nennt den Liquidator ausdrücklich unter den für die schweren Vergehen Bestraften, ebenso den Abschlussprüfer. Auf der Ebene der minder schweren Vergehen wird ein Abschlussprüfer, der die Gesellschaft nicht über die für ihre Leitung verantwortlichen Organe oder Personen über Verstöße unterrichtet, die er während seiner Tätigkeit entdeckt und die ihm als strafbare Handlungen erscheinen, mit bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe und einer Geldbuße bis zu einer Million Riyal oder einer der beiden Strafen nach Artikel 261 belegt. Die praktische Regel lautet, dass der Abschlussprüfer kein neutraler Zeuge über den Abschluss ist, sondern ein Glied in der Verantwortungskette; seine Bestellung, der Umfang seines Auftrags und die Dauer seines Mandats gehören nach Artikel 87 zu den eigenen Zuständigkeiten der ordentlichen Generalversammlung.
Ersatzsanktionen und Verdopplung bei Wiederholung
Der Vollzug beschränkt sich nicht auf Freiheitsstrafe und Geldbuße. Die Gerichtsbarkeit kann zusätzlich zu beiden Strafen oder an ihrer Stelle Ersatzsanktionen verhängen: die Verwarnung der betroffenen Person, die Verpflichtung, die zur Vermeidung des Vergehens erforderlichen Schritte oder die zur Beseitigung seiner Folgen erforderlichen Korrekturschritte zu unternehmen, die Verpflichtung, die verfahrensgegenständliche Tätigkeit einzustellen oder zu unterlassen, und das Verbot der Mitgliedschaft im Verwaltungsrat einer börsennotierten Aktiengesellschaft (Artikel 264). Bei der Bemessung der Strafe sind Schwere, Umstände, Begleiterscheinungen und Folgen des Vergehens zu berücksichtigen; bei Rückfall verdoppeln sich die Strafen, und rückfällig ist, wer dasselbe Vergehen begeht, für das innerhalb von drei Jahren ein rechtskräftiges Urteil oder ein rechtskräftiger Verurteilungsbeschluss ergangen ist (Artikel 263). Für die Ermittlung und Anklage der Vergehen nach den Artikeln 260 und 261 ist die Staatsanwaltschaft zuständig (Artikel 265).
Das Vollzugsdreieck: zuständiges Gericht, Verstöße-Komitee und Wertpapierausschuss
Artikel 266 verteilt die Zuständigkeiten: Das zuständige Gericht verhandelt und entscheidet alle zivil- und strafrechtlichen Klagen und Streitigkeiten aus der Anwendung des Gesetzes und der Verordnungen und verhängt die vorgeschriebenen Sanktionen, ausgenommen börsennotierte Aktiengesellschaften, für die der Ausschuss für die Entscheidung von Wertpapierstreitigkeiten über die Beschwerden gegen Entscheidungen der Behörde und alle damit zusammenhängenden Klagen und Streitigkeiten entscheidet. Daneben wird durch Beschluss des Ministers ein Komitee im Ministerium zur Prüfung der Verstöße gebildet (Artikel 267). Praktisch kann sich eine Compliance-Akte damit gleichzeitig auf drei Schauplätzen bewegen: verwaltungsrechtlich, zivilrechtlich und strafrechtlich.
Die jährliche Compliance-Checkliste, die wir anwenden
Von unserem Büro in Kuwait und in Zusammenarbeit mit unseren Partnern in Saudi-Arabien prüfen wir mit unseren Mandanten einen vollständigen Compliance-Zyklus: den Versammlungskalender und die Sechsmonats- und Fünfundvierzig-Tage-Fristen; die ordnungsgemäße Zusammensetzung des Verwaltungsrats oder der Geschäftsführung und die Besetzung vakanter Ämter; die Unterzeichnungskette der Abschlüsse, ihre Hinterlegung und ihre Zugänglichkeit für die Aktionäre; die Bestellung des Abschlussprüfers und den Umfang seines Auftrags; Abstimmungsprotokolle und den Umgang mit Interessenkonflikten; die Eintragung von Änderungen in das Handelsregister; und das strafrechtliche Risiko unrichtiger Angaben oder Berichte, bevor sie eingereicht werden. Wenn Ihr Unternehmen seine Compliance-Position unter dem neuen Gesetz überprüft, hilft Ihnen das Team von Hind Bin Al Sheikh & Partners beim Aufbau eines dokumentierten Compliance-Zyklus, der vor Gericht, Komitee und Staatsanwaltschaft zugleich besteht.
Siehe auch: unsere Leistungen im Gesellschafts- und Handelsrecht in Saudi-Arabien, Unternehmensgründung in Saudi-Arabien für ausländische Investoren und Streitbeilegung in Saudi-Arabien.
Häufige Fragen
Wann muss die jährliche ordentliche Generalversammlung stattfinden?
Mindestens einmal innerhalb der sechs Monate nach Ablauf des Geschäftsjahrs der Gesellschaft; weitere ordentliche Generalversammlungen können bei Bedarf einberufen werden.
Welche Frist gilt für die Übergabe der Abschlüsse an den Abschlussprüfer?
Die Abschlüsse und der Bericht über Tätigkeit und Finanzlage müssen dem Abschlussprüfer, sofern vorhanden, mindestens fünfundvierzig Tage vor dem für die jährliche ordentliche Generalversammlung festgesetzten Termin zur Verfügung gestellt werden, unterzeichnet vom Vorsitzenden des Verwaltungsrats, dem Hauptgeschäftsführer und dem Finanzleiter, sofern vorhanden.
Wird ein Geschäftsführer persönlich für falsche Angaben im Abschluss bestraft?
Ja. Das vorsätzliche Eintragen falscher oder irreführender Angaben in die Abschlüsse oder in den Gesellschaftern oder Versammlungen vorgelegte Berichte oder das Weglassen einer wesentlichen Tatsache, um die Finanzlage unwahr darzustellen, gehört zu den schweren Vergehen, die mit bis zu drei Jahren Freiheitsstrafe und fünf Millionen Riyal Geldbuße oder einer der beiden Strafen geahndet werden.
Können Gesellschaftsverfahren elektronisch abgewickelt werden?
Ja. Das Gesetz lässt Gründungs- und Änderungsanträge, Eintragung und Bekanntmachung, Unterzeichnung, Hinterlegung der Abschlüsse und weitere Verfahren nach Absatz 2 des Artikels 277 elektronisch zu, und die Verordnungen regeln elektronische Benachrichtigung, Beratung und Abstimmung.
Wer kann die Haftungsklage gegen den Geschäftsführer oder die Verwaltungsratsmitglieder erheben?
Die Gesellschaft durch Beschluss ihrer Gesellschafter, ihrer Versammlung oder ihrer Aktionäre; ein oder mehrere Gesellschafter oder Aktionäre mit fünf Prozent des Kapitals können sie erheben, wenn die Gesellschaft dies unterlässt, sofern der Geschäftsführer oder die Verwaltungsratsmitglieder mindestens vierzehn Tage vorher von der Klageabsicht unterrichtet wurden und die Klage dem Interesse der Gesellschaft dient, auf einer zutreffenden Grundlage beruht und in gutem Glauben erhoben wird. Dem Gesellschafter oder Aktionär steht zudem seine persönliche Klage zu, wenn ihm ein besonderer Schaden entstanden ist.
Was droht bei Wiederholung eines Verstoßes?
Die vorgeschriebenen Strafen verdoppeln sich im Rückfall; rückfällig ist, wer dasselbe Vergehen begeht, für das innerhalb von drei Jahren ein rechtskräftiges Urteil oder ein rechtskräftiger Verurteilungsbeschluss ergangen ist.
Erfassen die Sanktionen auch den Liquidator und den Abschlussprüfer?
Ja. Das Gesetz nennt den Liquidator und den Abschlussprüfer ausdrücklich unter den für die schweren Vergehen bestraften Kategorien, und ein Abschlussprüfer, der die Gesellschaft nicht über die für ihre Leitung verantwortlichen Organe oder Personen über Verstöße unterrichtet, die er entdeckt und die ihm strafbar erscheinen, wird mit bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe und einer Geldbuße bis zu einer Million Riyal oder einer der beiden Strafen belegt.
Welche Folgen hat die unterlassene Aktualisierung der Registerdaten der Gesellschaft?
Über den Verstoß hinaus eröffnet sie die Haftung, sobald ein Rechtsstreit oder eine Transaktion eine Lücke zwischen Wirklichkeit und Register offenbart; das Gesetz lässt die elektronische Vornahme der Eintragungs-, Bekanntmachungs- und Änderungsverfahren zu und beseitigt damit jede praktische Entschuldigung für Verzögerungen.