La Ley de Sociedades promulgada por el Real Decreto n.º M/132 de 1/12/1443H ha elevado el nivel de las obligaciones de las sociedades que operan en el Reino y de sus administradores. La ley, que sustituyó a la Ley de Sociedades promulgada por el Real Decreto n.º M/3 de 28/1/1437H y entró en vigor ciento ochenta días después de su publicación en el Boletín Oficial, no se limita a organizar las formas sociales: instaura un ciclo anual completo de cumplimiento. Reuniones de junta obligatorias, estados financieros e informes con plazos fijos, auditoría externa, deberes de depósito y de puesta a disposición de los accionistas, y después un capítulo completo de infracciones y sanciones en el que las multas alcanzan cinco millones de riales y la prisión tres años para las infracciones graves. Este artículo traza el mapa de ese ciclo de cumplimiento tal como se presenta en la práctica para un consejo o un gerente que desea permanecer del lado seguro de la ley, desde nuestra oficina en Kuwait y en cooperación con nuestros socios en Arabia Saudita.
El ciclo anual de cumplimiento: juntas y estados financieros
El año de cumplimiento comienza con la junta general ordinaria. Según el artículo 87, la junta general ordinaria de la sociedad anónima es competente para todos los asuntos de la sociedad, salvo los reservados a la junta extraordinaria, y en particular: elegir y separar a los miembros del consejo de administración; nombrar a uno o más auditores, fijar sus honorarios, renombrarlos y separarlos; examinar y debatir el informe del consejo; examinar y debatir los estados financieros; debatir el informe del auditor, si lo hubiere, y decidir sobre él; resolver sobre las propuestas del consejo relativas a la distribución de beneficios; y constituir reservas. La junta general ordinaria anual se reúne al menos una vez dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio según el artículo 88, y pueden convocarse otras juntas ordinarias siempre que sea necesario.
Paralelamente existe una obligación documental estricta: al cierre de cada ejercicio, el consejo debe elaborar los estados financieros y un informe sobre la actividad y la situación financiera de la sociedad que incluya el método propuesto de distribución de beneficios, poner estos documentos a disposición del auditor, si lo hubiere, al menos cuarenta y cinco días antes de la fecha fijada para la junta anual, y hacerlos firmar por el presidente del consejo, el consejero delegado y el director financiero, si lo hubiere, depositándose copias en el domicilio principal de la sociedad a disposición de los accionistas (artículo 121). El presidente los entrega después a los accionistas y los deposita conforme al artículo 122. El retraso en estos plazos no es una infracción formal: es una vía de entrada a la responsabilidad por los informes presentados a los socios y a las juntas.
La gobernanza cotidiana: lo que recae sobre el gerente y el consejo
La ley exige responsabilidad a gerentes y miembros del consejo en dos planos. El primero es civil: la sociedad puede ejercitar contra ellos la acción de responsabilidad por infracción de la ley o del contrato de constitución o de los estatutos, o por errores, negligencia o deficiencias en el desempeño de sus funciones que causen daño a la sociedad (artículo 29). El segundo es penal: todo gerente, directivo, miembro del consejo de administración, auditor o liquidador que registre deliberadamente datos falsos o engañosos en los estados financieros o en los informes presentados a los socios o a las juntas, o que utilice los fondos de la sociedad, sus poderes o sus votos contra sus intereses para alcanzar fines personales o favoritismo, se expone a hasta tres años de prisión y una multa de cinco millones de riales, o a una de ambas penas (artículo 260). El artículo 261 castiga las infracciones menos graves con prisión de hasta un año y multa de hasta un millón de riales, o una de ambas, entre ellas la omisión del auditor de notificar a la sociedad, a través de los órganos o personas encargados de su gestión, las infracciones que descubra en el ejercicio de su función y que le parezcan infracciones penales.
La gobernanza de la vacante en la sociedad de responsabilidad limitada
Las normas no toleran el vacío de gestión: si la sociedad de responsabilidad limitada tiene un gerente único y el puesto queda vacante, los socios deben nombrar un nuevo gerente dentro de los quince días siguientes a la fecha en que lo conozcan, y el auditor de la sociedad, si lo hubiere, o cualquiera de los socios puede convocar la junta general para nombrar un nuevo gerente. Descuidar este plazo deja a la sociedad sin representante legal y expone sus actos a la impugnación.
La gobernanza electrónica: procedimientos a distancia
La nueva ley corrigió una regla importante para el cumplimiento práctico: cualquiera de los procedimientos previstos en la ley o en los reglamentos puede ser electrónico conforme al apartado 2 del artículo 277, incluida la presentación de solicitudes de constitución de sociedades o de modificación de sus contratos de constitución o estatutos, los procedimientos de inscripción y publicidad ante el Registro Mercantil, la firma de las solicitudes de constitución, documentos y registros de las sociedades, y el depósito de los estados financieros, entre otros procedimientos, mientras los reglamentos precisan los controles del uso de la tecnología moderna en la notificación, la convocatoria de las juntas de socios y accionistas y la participación en las deliberaciones y votaciones. Esto facilita a los grupos extranjeros gestionar a distancia el cumplimiento de sus entidades saudíes, permaneciendo la responsabilidad por la exactitud de lo depositado electrónicamente a cargo del depositante.
Inscripción, publicidad y actualización continua: el cumplimiento no termina en la constitución
Muchas sociedades tratan la inscripción en el Registro Mercantil como un paso de constitución de una sola vez, mientras la ley la convierte en una obligación continua. Toda modificación del contrato de constitución o de los estatutos y todo cambio de administración, capital o forma exige completar los procedimientos de inscripción y publicidad, que la ley permite realizar electrónicamente conforme al apartado 2 del artículo 277. El incumplimiento no se detiene en la infracción administrativa: los datos registrales desactualizados repercuten en la exactitud de lo que la sociedad presenta a las autoridades y a los terceros, y se convierten en una vía de exigencia de responsabilidad en el primer litigio, operación o solicitud de financiación que revele la brecha entre la realidad y el registro.
El impacto del incumplimiento en las operaciones y la financiación
En fusiones, adquisiciones y rondas de financiación, los plazos de cumplimiento se convierten de obligaciones internas en elementos de precio y condiciones de cierre. Estados financieros no depositados o no firmados conforme a los artículos 121 y 122, juntas no celebradas dentro de su ventana de seis meses y puestos de administración vacantes más allá del plazo legal afloran en la diligencia debida y abren la negociación sobre garantías, indemnizaciones o aplazamiento del cierre. Peor aún, los informes inexactos presentados a socios y juntas pueden pasar de observación mercantil a infracción grave castigada con tres años de prisión y cinco millones de riales de multa conforme al artículo 260 cuando se prueba la intención. Nuestro consejo es sanear el expediente de cumplimiento antes de anunciar cualquier operación, no durante ella.
La responsabilidad del liquidador y del auditor
Quien conduce la fase posterior a la decisión no queda exento. El artículo 260 nombra expresamente al liquidador entre los sancionados por las infracciones graves, lo mismo que al auditor. En el nivel de las infracciones menos graves, el auditor que no notifique a la sociedad, a través de los órganos o personas encargados de su gestión, las infracciones que descubra en el ejercicio de su función y que le parezcan penales será castigado con prisión de hasta un año y multa de hasta un millón de riales, o una de ambas penas, conforme al artículo 261. La regla práctica es que el auditor no es un testigo neutral de los estados financieros, sino un eslabón de la cadena de responsabilidad; su nombramiento, el alcance de su encargo y la duración de su mandato pertenecen a las competencias propias de la junta general ordinaria según el artículo 87.
Sanciones sustitutivas y duplicación por reincidencia
La ejecución no se limita a la prisión y la multa. La autoridad judicial puede, además de ambas penas o en lugar de ellas, imponer sanciones sustitutivas: la amonestación del interesado, la obligación de adoptar las medidas necesarias para evitar la comisión de la infracción o las medidas correctoras para tratar sus efectos, la obligación de cesar o abstenerse del trabajo objeto del proceso, y la prohibición de ser miembro del consejo de administración de una sociedad anónima cotizada (artículo 264). En la fijación de la pena se tienen en cuenta la gravedad, las circunstancias, los contextos y los efectos de la infracción, y las penas se duplican en caso de reincidencia; se considera reincidente a quien comete la misma infracción por la que se dictó sentencia o resolución condenatoria firme dentro de los tres años (artículo 263). El Ministerio Público es competente para la investigación y la acusación de las infracciones previstas en los artículos 260 y 261 (artículo 265).
El triángulo de ejecución: tribunal competente, comisión de infracciones y comisión de valores
El artículo 266 distribuye las competencias: el tribunal competente conoce y resuelve todas las acciones civiles y penales y los litigios derivados de la aplicación de la ley y los reglamentos e impone las sanciones prescritas, salvo las sociedades anónimas cotizadas, para las que el Comité de Resolución de Conflictos de Valores conoce de los recursos contra las decisiones de la Autoridad y de todas las acciones y litigios relacionados. Junto a ellos, se constituye por decisión del Ministro una comisión en el Ministerio para examinar las infracciones (artículo 267). El resultado práctico es que un expediente de cumplimiento puede moverse en tres frentes a la vez: administrativo, civil y penal.
La lista anual de verificación de cumplimiento que aplicamos
Desde nuestra oficina en Kuwait y en cooperación con nuestros socios en Arabia Saudita, revisamos con nuestros clientes un ciclo completo de cumplimiento: el calendario de juntas y los plazos de seis meses y cuarenta y cinco días; la corrección de la composición del consejo o de la gerencia y la cobertura de las vacantes; la cadena de firmas de los estados financieros, su depósito y su puesta a disposición de los accionistas; el nombramiento del auditor y el alcance de su encargo; las actas de votación y el tratamiento de los conflictos de interés; la inscripción de las modificaciones en el Registro Mercantil; y la exposición penal de cualquier dato o informe inexacto antes de su presentación. Si su sociedad está revisando su posición de cumplimiento bajo la nueva ley, el equipo de Hind Bin Al Sheikh & Partners le ayuda a construir un ciclo de cumplimiento documentado que resista ante el tribunal, la comisión y el Ministerio Público a la vez.
Véase también: nuestros servicios de derecho de sociedades y mercantil en Arabia Saudita, la constitución de sociedades en Arabia Saudita para inversores extranjeros y la resolución de disputas en Arabia Saudita.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debe celebrarse la junta general ordinaria anual?
Al menos una vez dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio de la sociedad, y pueden convocarse otras juntas generales ordinarias siempre que sea necesario.
¿Cuál es el plazo para entregar los estados financieros al auditor?
Los estados financieros y el informe de actividad y situación financiera deben ponerse a disposición del auditor, si lo hubiere, al menos cuarenta y cinco días antes de la fecha fijada para la junta general ordinaria anual, firmados por el presidente del consejo, el consejero delegado y el director financiero, si lo hubiere.
¿Se castiga personalmente al administrador por datos falsos en los estados financieros?
Sí. El registro deliberado de datos falsos o engañosos en los estados financieros o en los informes presentados a los socios o juntas, o la omisión de un hecho esencial para mostrar la situación financiera en contra de la verdad, figura entre las infracciones graves castigadas con hasta tres años de prisión y cinco millones de riales de multa, o una de ambas penas.
¿Pueden realizarse electrónicamente los procedimientos societarios?
Sí. La ley permite que las solicitudes de constitución y modificación, la inscripción y publicidad, la firma, el depósito de los estados financieros y otros procedimientos sean electrónicos conforme al apartado 2 del artículo 277, y los reglamentos regulan la notificación, deliberación y votación electrónicas.
¿Quién puede ejercitar la acción de responsabilidad contra el gerente o los miembros del consejo?
La sociedad, por decisión de sus socios, de su junta o de sus accionistas; uno o varios socios o accionistas que representen el cinco por ciento del capital pueden ejercitarla si la sociedad no lo hace, siempre que se notifique al gerente o a los miembros del consejo la intención de demandar al menos catorce días antes y que la acción sirva al interés de la sociedad, se funde en una base correcta y se ejercite de buena fe. El socio o accionista conserva además su acción personal si sufrió un daño especial.
¿Qué sanción tiene la reincidencia?
Las penas prescritas se duplican en caso de reincidencia, y se considera reincidente a quien comete la misma infracción por la que se dictó sentencia o resolución condenatoria firme dentro de los tres años.
¿Alcanzan las sanciones al liquidador y al auditor?
Sí. La ley nombra expresamente al liquidador y al auditor entre las categorías sancionadas por las infracciones graves, y el auditor que no notifique a la sociedad, a través de los órganos o personas encargados de su gestión, las infracciones que descubra en su función y que le parezcan penales se expone a hasta un año de prisión y un millón de riales de multa, o una de ambas penas.
¿Qué efecto tiene no actualizar los datos de la sociedad en el Registro Mercantil?
Además de ser una infracción, abre la exigencia de responsabilidad cuando cualquier litigio u operación revela una brecha entre la realidad y el registro; la ley permite completar electrónicamente los procedimientos de inscripción, publicidad y modificación, lo que elimina cualquier excusa práctica para el retraso.