La legge sulle società promulgata con regio decreto n. M/132 del 1/12/1443H ha elevato il livello degli obblighi incombenti sulle società operanti nel Regno e sui loro dirigenti. La legge, che ha sostituito la legge sulle società promulgata con regio decreto n. M/3 del 28/1/1437H ed è entrata in vigore centottanta giorni dopo la sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale, non si limita a disciplinare le forme sociali: istituisce un ciclo annuale completo di conformità. Riunioni assembleari obbligatorie, bilanci e relazioni a scadenze fisse, revisione esterna, obblighi di deposito e messa a disposizione dei soci, e poi un capitolo intero sulle infrazioni e sanzioni dove le ammende raggiungono cinque milioni di riyal e la reclusione tre anni per le infrazioni più gravi. Questo articolo traccia la mappa di questo ciclo di conformità così come si presenta concretamente per un consiglio di amministrazione o un amministratore che desideri restare dalla parte giusta della legge, dal nostro ufficio in Kuwait e in collaborazione con i nostri partner in Arabia Saudita.
Il ciclo annuale di conformità: assemblee e bilanci
L'anno di conformità inizia con l'assemblea generale ordinaria. Ai sensi dell'articolo 87, l'assemblea generale ordinaria della società per azioni è competente per tutte le questioni della società, ad eccezione di quelle riservate all'assemblea straordinaria, e in particolare: l'elezione e la revoca dei membri del consiglio di amministrazione; la nomina di uno o più revisori dei conti, la fissazione dei loro compensi, il loro rinnovo e la loro revoca; l'esame e la discussione della relazione del consiglio; l'esame e la discussione dei bilanci; la discussione della relazione del revisore dei conti, se presente, e la decisione in merito; la decisione sulle proposte del consiglio relative alla distribuzione degli utili; e la costituzione di riserve. L'assemblea generale ordinaria annuale si riunisce almeno una volta nei sei mesi successivi alla chiusura dell'esercizio secondo l'articolo 88, e altre assemblee ordinarie possono essere convocate ogniqualvolta sia necessario.
Parallelamente si impone un obbligo documentale rigoroso: alla chiusura di ogni esercizio, il consiglio deve redigere i bilanci e una relazione sull'attività e sulla situazione finanziaria della società recante il metodo proposto di distribuzione degli utili, mettere questi documenti a disposizione del revisore dei conti, se presente, almeno quarantacinque giorni prima della data fissata per l'assemblea annuale, e farli sottoscrivere dal presidente del consiglio, dall'amministratore delegato e dal direttore finanziario, se presente, con copie depositate presso la sede principale della società a disposizione dei soci (articolo 121). Il presidente li comunica poi ai soci e li deposita secondo l'articolo 122. Il ritardo in queste scadenze non è un'irregolarità formale: è una via d'ingresso verso la responsabilità per le relazioni presentate ai soci e alle assemblee.
La governance quotidiana: ciò che incombe all'amministratore e al consiglio
La legge impegna la responsabilità degli amministratori e dei membri del consiglio a due livelli. Il primo è civile: la società può esercitare contro di loro l'azione di responsabilità per violazione della legge o del contratto costitutivo o dello statuto, o per errori, negligenze o inadempimenti nell'esecuzione delle loro funzioni che causino un pregiudizio alla società (articolo 29). Il secondo è penale: qualsiasi amministratore, dirigente, membro del consiglio di amministrazione, revisore dei conti o liquidatore che iscrive scientemente dati falsi o ingannevoli nei bilanci o nelle relazioni presentate ai soci o alle assemblee, o che utilizza i fondi della società, i suoi poteri o i suoi voti contro i suoi interessi per realizzare fini personali o di favoritismo, incorre nella reclusione fino a tre anni e in un'ammenda di cinque milioni di riyal, o in una delle due pene (articolo 260). L'articolo 261 punisce le infrazioni meno gravi con la reclusione fino a un anno e un'ammenda fino a un milione di riyal, o con una delle due pene, tra cui l'omissione da parte del revisore dei conti di notificare alla società, tramite gli organi o le persone incaricati della sua gestione, le infrazioni che scopre nell'esercizio del suo incarico e che gli appaiono come infrazioni penali.
La governance del posto vacante nella società a responsabilità limitata
I testi non tollerano il vuoto di gestione: se la società a responsabilità limitata ha un amministratore unico e il suo posto diviene vacante, i soci devono nominare un nuovo amministratore entro quindici giorni dalla data in cui ne hanno avuto conoscenza, e il revisore dei conti della società, se presente, o qualsiasi socio può convocare l'assemblea generale per nominare un nuovo amministratore. La negligenza di questo termine lascia la società senza un rappresentante regolare ed espone i suoi atti alla contestazione.
La governance elettronica: le procedure a distanza
La nuova legge ha corretto una regola importante per la conformità pratica: qualsiasi procedura prevista dalla legge o dai regolamenti può essere elettronica in forza del paragrafo 2 dell'articolo 277, comprese la presentazione delle domande di costituzione delle società o di modifica dei loro contratti costitutivi o statuti, le procedure di iscrizione e pubblicità nel registro commerciale, la firma delle domande di costituzione, dei documenti e registri delle società, e il deposito dei bilanci, tra le altre procedure, mentre i regolamenti precisano le regole d'impiego delle tecnologie moderne per la notifica, la convocazione delle assemblee dei soci e degli azionisti e la partecipazione alle deliberazioni e ai voti. Ciò facilita per i gruppi esteri la gestione a distanza della conformità delle loro entità saudite, restando a carico del depositante la responsabilità dell'esattezza di quanto depositato elettronicamente.
Iscrizione, pubblicità e aggiornamento continuo: la conformità non termina con la costituzione
Molte società trattano l'iscrizione nel registro commerciale come un passo di costituzione compiuto una volta per tutte, mentre la legge ne fa un obbligo continuo. Qualsiasi modifica del contratto costitutivo o dello statuto, qualsiasi cambiamento di gestione, capitale o forma richiede il compimento delle procedure di iscrizione e pubblicità, che la legge consente di espletare elettronicamente in forza del paragrafo 2 dell'articolo 277. La carenza non si ferma all'infrazione amministrativa: dati di registro non aggiornati si ripercuotono sull'esattezza di quanto la società presenta alle autorità e ai terzi, e divengono una via di contestazione alla prima controversia, alla prima operazione o alla prima domanda di finanziamento che riveli lo scostamento tra la realtà e il registro.
L'impatto della non conformità sulle operazioni e sui finanziamenti
Nelle fusioni, acquisizioni e nei round di finanziamento, le scadenze di conformità si trasformano da obblighi interni in elementi di prezzo e condizioni di chiusura. Bilanci non depositati o non firmati secondo gli articoli 121 e 122, assemblee non tenute nella loro finestra di sei mesi, posti di direzione vacanti oltre il termine legale appaiono tutti nell'audit e aprono la negoziazione su garanzie, indennizzi o rinvio della chiusura. Peggio ancora, relazioni inesatte presentate ai soci e alle assemblee possono passare dallo status di osservazione commerciale a quello di infrazione grave punita con tre anni di reclusione e cinque milioni di riyal di ammenda secondo l'articolo 260 quando è provato l'intento. Il nostro consiglio è di regolarizzare il dossier di conformità prima dell'annuncio di qualsiasi operazione, e non durante essa.
La responsabilità del liquidatore e del revisore dei conti
Chi conduce la fase successiva alla decisione non è al riparo. L'articolo 260 nomina espressamente il liquidatore tra le persone punite per le infrazioni gravi, al pari del revisore dei conti. Al livello delle infrazioni meno gravi, il revisore dei conti che non notifica alla società, tramite gli organi o le persone incaricati della sua gestione, le infrazioni che scopre nell'esercizio del suo incarico e che gli appaiono penali è punito con la reclusione fino a un anno e un'ammenda fino a un milione di riyal, o con una delle due pene, in forza dell'articolo 261. La regola pratica è che il revisore dei conti non è un testimone neutro dei bilanci ma un anello della catena di responsabilità; la sua nomina, la portata del suo incarico e la durata del suo mandato rientrano nelle competenze proprie dell'assemblea generale ordinaria secondo l'articolo 87.
Sanzioni sostitutive e raddoppio in caso di recidiva
L'esecuzione non si limita alla reclusione e all'ammenda. L'autorità giudiziaria può, in aggiunta alle due pene o in loro sostituzione, pronunciare sanzioni sostitutive: l'ammonizione della persona interessata, l'obbligo di adottare le misure necessarie per evitare la commissione dell'infrazione o le misure correttive per trattarne gli effetti, l'obbligo di cessare o astenersi dal lavoro oggetto del procedimento, e l'interdizione dalla qualità di membro del consiglio di amministrazione di una società per azioni quotata (articolo 264). Per la fissazione della pena si tiene conto della gravità, delle circostanze, delle modalità e degli effetti dell'infrazione; le pene sono raddoppiate in caso di recidiva, ed è recidivo chiunque commetta la stessa infrazione che ha dato luogo a una sentenza o a una decisione di condanna definitiva entro tre anni (articolo 263). Il pubblico ministero è competente per l'inchiesta e la persecuzione delle infrazioni previste dagli articoli 260 e 261 (articolo 265).
Il triangolo dell'esecuzione: tribunale competente, commissione delle infrazioni e commissione per i titoli
L'articolo 266 ripartisce le competenze: il tribunale competente conosce e decide tutte le azioni civili e penali e le controversie nate dall'applicazione della legge e dei regolamenti e pronuncia le sanzioni prescritte, ad eccezione delle società per azioni quotate, per le quali la Commissione per la risoluzione delle controversie in materia di titoli conosce dei ricorsi contro le decisioni dell'Autorità e di tutte le azioni e i procedimenti ad esse collegati. Al loro fianco, una commissione è costituita in seno al ministero con decisione del ministro per esaminare le infrazioni (articolo 267). In pratica, un dossier di conformità può dunque spostarsi simultaneamente su tre fronti: amministrativo, civile e penale.
La lista di controllo annuale di conformità che applichiamo
Dal nostro ufficio in Kuwait e in collaborazione con i nostri partner in Arabia Saudita, passiamo in rassegna con i nostri clienti un ciclo completo di conformità: il calendario delle assemblee e le scadenze di sei mesi e quarantacinque giorni; la regolarità della composizione del consiglio o dell'amministrazione e il provvedimento ai posti vacanti; la catena di firma dei bilanci, il loro deposito e la loro messa a disposizione dei soci; la nomina del revisore dei conti e la portata del suo incarico; i verbali di voto e il trattamento dei conflitti di interesse; l'iscrizione delle modifiche nel registro commerciale; e l'esposizione penale di qualsiasi dato o relazione inesatta prima del loro deposito. Se la vostra società sta rivedendo la propria posizione di conformità sotto la nuova legge, il team di Hind Bin Al Sheikh & Partners vi aiuta a costruire un ciclo di conformità documentato che resista davanti al tribunale, alla commissione e al pubblico ministero allo stesso tempo.
Si veda anche: i nostri servizi di diritto societario e commerciale in Arabia Saudita, la costituzione di società in Arabia Saudita per investitori esteri e la risoluzione delle controversie in Arabia Saudita.
Domande frequenti
Quando deve tenersi l'assemblea generale ordinaria annuale?
Almeno una volta nei sei mesi successivi alla chiusura dell'esercizio della società; altre assemblee generali ordinarie possono essere convocate ogniqualvolta sia necessario.
Qual è il termine di consegna dei bilanci al revisore dei conti?
I bilanci e la relazione sull'attività e sulla situazione finanziaria devono essere messi a disposizione del revisore dei conti, se presente, almeno quarantacinque giorni prima della data fissata per l'assemblea generale ordinaria annuale, firmati dal presidente del consiglio, dall'amministratore delegato e dal direttore finanziario, se presente.
Il dirigente è personalmente punito per dati falsi nei bilanci?
Sì. L'iscrizione sciente di dati falsi o ingannevoli nei bilanci o nelle relazioni presentate ai soci o alle assemblee, o l'omissione di un fatto essenziale per presentare la situazione finanziaria contrariamente alla verità, figura tra le infrazioni gravi punite con la reclusione fino a tre anni e un'ammenda fino a cinque milioni di riyal, o con una delle due pene.
Le procedure societarie possono essere espletate elettronicamente?
Sì. La legge consente che le domande di costituzione e di modifica, l'iscrizione e la pubblicità, la firma, il deposito dei bilanci e altre procedure siano elettroniche in forza del paragrafo 2 dell'articolo 277, e i regolamenti disciplinano la notifica, la deliberazione e il voto elettronici.
Chi può esercitare l'azione di responsabilità contro l'amministratore o i membri del consiglio?
La società, con decisione dei suoi soci, della sua assemblea o dei suoi azionisti; uno o più soci o azionisti detentori del cinque per cento del capitale possono esercitarla se la società non lo fa, a condizione che l'amministratore o i membri del consiglio siano avvisati dell'intenzione di agire almeno quattordici giorni prima e che l'azione serva l'interesse della società, poggi su un fondamento esatto e sia intentata in buona fede. Il socio o l'azionista conserva inoltre la sua azione personale se ha subito un pregiudizio particolare.
Qual è la sanzione in caso di recidiva?
Le pene previste sono raddoppiate in caso di recidiva; è recidivo chiunque commetta la stessa infrazione che ha dato luogo a una sentenza o a una decisione di condanna definitiva entro tre anni.
Le sanzioni colpiscono il liquidatore e il revisore dei conti?
Sì. La legge nomina espressamente il liquidatore e il revisore dei conti tra le categorie punite per le infrazioni gravi, e il revisore dei conti che non notifica alla società, tramite gli organi o le persone incaricati della sua gestione, le infrazioni scoperte nel suo incarico e che gli appaiono penali incorre nella reclusione fino a un anno e in un'ammenda fino a un milione di riyal, o in una delle due pene.
Qual è l'effetto del mancato aggiornamento dei dati della società nel registro commerciale?
Oltre l'infrazione, apre la contestazione non appena una controversia o un'operazione riveli uno scostamento tra la realtà e il registro; la legge consente l'espletamento elettronico delle procedure di iscrizione, pubblicità e modifica, il che esclude qualsiasi scusa pratica per il ritardo.