La loi des sociétés promulguée par le décret royal n° M/132 du 1/12/1443H a relevé le niveau des obligations incombant aux sociétés opérant dans le Royaume et à leurs dirigeants. La loi, qui a remplacé la loi des sociétés promulguée par le décret royal n° M/3 du 28/1/1437H et est entrée en vigueur cent quatre-vingts jours après sa publication au Journal officiel, ne se contente pas d'organiser les formes sociales : elle instaure un cycle annuel complet de conformité. Réunions d'assemblées obligatoires, états financiers et rapports à échéances fixes, audit externe, obligations de dépôt et de mise à disposition des actionnaires, puis un chapitre entier sur les infractions et sanctions où les amendes atteignent cinq millions de riyals et l'emprisonnement trois ans pour les infractions les plus graves. Cet article dresse la carte de ce cycle de conformité tel qu'il se présente concrètement pour un conseil d'administration ou un gérant souhaitant rester du bon côté de la loi, depuis notre bureau au Koweït et en coopération avec nos partenaires en Arabie Saoudite.
Le cycle annuel de conformité : assemblées et états financiers
L'année de conformité commence par l'assemblée générale ordinaire. Selon l'article 87, l'assemblée générale ordinaire de la société anonyme est compétente pour toutes les affaires de la société, à l'exception de celles réservées à l'assemblée extraordinaire, et notamment : l'élection et la révocation des membres du conseil d'administration ; la nomination d'un ou plusieurs commissaires aux comptes, la fixation de leurs honoraires, leur renouvellement et leur révocation ; l'examen et la discussion du rapport du conseil ; l'examen et la discussion des états financiers ; la discussion du rapport du commissaire aux comptes, le cas échéant, et la décision à son sujet ; la décision sur les propositions du conseil relatives à la distribution des bénéfices ; et la constitution de réserves. L'assemblée générale ordinaire annuelle se réunit au moins une fois dans les six mois suivant la clôture de l'exercice selon l'article 88, et d'autres assemblées ordinaires peuvent être convoquées chaque fois que nécessaire.
Parallèlement s'impose une obligation documentaire stricte : à la clôture de chaque exercice, le conseil doit établir les états financiers et un rapport sur l'activité et la situation financière de la société comportant la méthode proposée de distribution des bénéfices, mettre ces documents à la disposition du commissaire aux comptes, le cas échéant, au moins quarante-cinq jours avant la date fixée pour l'assemblée annuelle, et les faire signer par le président du conseil, le directeur général et le directeur financier, le cas échéant, des copies étant déposées au siège principal de la société à la disposition des actionnaires (article 121). Le président les communique ensuite aux actionnaires et les dépose selon l'article 122. Le retard dans ces échéances n'est pas une irrégularité formelle : il est une voie d'entrée vers la responsabilité pour les rapports présentés aux associés et aux assemblées.
La gouvernance au quotidien : ce qui incombe au gérant et au conseil
La loi engage la responsabilité des gérants et des membres du conseil à deux niveaux. Le premier est civil : la société peut exercer contre eux l'action en responsabilité pour violation de la loi ou du contrat constitutif ou des statuts, ou pour des erreurs, négligences ou manquements dans l'exécution de leurs fonctions causant un préjudice à la société (article 29). Le second est pénal : tout gérant, dirigeant, membre du conseil d'administration, commissaire aux comptes ou liquidateur qui inscrit sciemment des données fausses ou trompeuses dans les états financiers ou dans les rapports présentés aux associés ou aux assemblées, ou qui utilise les fonds de la société, ses pouvoirs ou ses voix contre ses intérêts pour réaliser des fins personnelles ou du favoritisme, encourt jusqu'à trois ans d'emprisonnement et une amende de cinq millions de riyals, ou l'une de ces peines (article 260). L'article 261 punit les infractions moins graves d'un emprisonnement d'un an au plus et d'une amende d'un million de riyals au plus, ou de l'une de ces peines, parmi lesquelles le défaut par le commissaire aux comptes de notifier la société, par l'intermédiaire des organes ou personnes chargés de sa gestion, des infractions qu'il découvre dans l'exercice de sa mission et qui lui apparaissent comme des infractions pénales.
La gouvernance de la vacance d'office dans la société à responsabilité limitée
Les textes ne tolèrent pas le vide de gestion : si la société à responsabilité limitée a un gérant unique et que son poste devient vacant, les associés doivent nommer un nouveau gérant dans les quinze jours de la date où ils en ont connaissance, et le commissaire aux comptes de la société, le cas échéant, ou tout associé peut convoquer l'assemblée générale pour nommer un nouveau gérant. La négligence de ce délai laisse la société sans représentant régulier et expose ses actes à la contestation.
La gouvernance électronique : les procédures à distance
La nouvelle loi a corrigé une règle importante pour la conformité pratique : toute procédure prévue par la loi ou les règlements peut être électronique en vertu du paragraphe 2 de l'article 277, y compris le dépôt des demandes de constitution des sociétés ou de modification de leurs contrats constitutifs ou statuts, les procédures d'inscription et de publicité au registre du commerce, la signature des demandes de constitution, des documents et registres des sociétés, et le dépôt des états financiers, entre autres procédures, tandis que les règlements précisent les règles d'emploi des technologies modernes pour la notification, la convocation des assemblées d'associés et d'actionnaires et la participation aux délibérations et aux votes. Cela facilite pour les groupes étrangers la gestion à distance de la conformité de leurs entités saoudiennes, la responsabilité de l'exactitude de ce qui est déposé électroniquement demeurant à la charge du déposant.
Inscription, publicité et mise à jour continue : la conformité ne s'achève pas à la constitution
Beaucoup de sociétés traitent l'inscription au registre du commerce comme une étape de constitution accomplie une fois pour toutes, alors que la loi en fait une obligation continue. Toute modification du contrat constitutif ou des statuts, tout changement de gestion, de capital ou de forme exige l'accomplissement des procédures d'inscription et de publicité, que la loi permet d'accomplir électroniquement en vertu du paragraphe 2 de l'article 277. La carence ne s'arrête pas à l'infraction administrative : des données de registre non mises à jour se répercutent sur l'exactitude de ce que la société présente aux autorités et aux tiers, et deviennent une voie de mise en cause dès le premier litige, la première opération ou la première demande de financement révélant l'écart entre la réalité et le registre.
L'impact de la non-conformité sur les opérations et les financements
Dans les fusions, acquisitions et tours de financement, les échéances de conformité se muent d'obligations internes en éléments de prix et conditions de clôture. Des états financiers non déposés ou non signés selon les articles 121 et 122, des assemblées non tenues dans leur fenêtre de six mois, des postes de direction vacants au-delà du délai légal apparaissent tous dans l'audit et ouvrent la négociation sur les garanties, les indemnisations ou l'ajournement de la clôture. Pis encore, des rapports inexacts présentés aux associés et assemblées peuvent passer du statut d'observation commerciale à celui d'infraction grave punie de trois ans d'emprisonnement et de cinq millions de riyals d'amende selon l'article 260 lorsque l'intention est établie. Notre conseil est de régulariser le dossier de conformité avant l'annonce de toute opération, et non pendant celle-ci.
La responsabilité du liquidateur et du commissaire aux comptes
Celui qui conduit la phase postérieure à la décision n'est pas à l'abri. L'article 260 nomme expressément le liquidateur parmi les personnes punies des infractions graves, de même que le commissaire aux comptes. Au niveau des infractions moins graves, le commissaire aux comptes qui ne notifie pas la société, par l'intermédiaire des organes ou personnes chargés de sa gestion, des infractions qu'il découvre dans l'exercice de sa mission et qui lui apparaissent pénales est puni d'un emprisonnement d'un an au plus et d'une amende d'un million de riyals au plus, ou de l'une de ces peines, en vertu de l'article 261. La règle pratique est que le commissaire aux comptes n'est pas un témoin neutre des états financiers mais un maillon de la chaîne de responsabilité ; sa nomination, l'étendue de sa mission et la durée de son mandat relèvent des compétences propres de l'assemblée générale ordinaire selon l'article 87.
Sanctions de substitution et doublement en cas de récidive
L'exécution ne se limite pas à l'emprisonnement et à l'amende. L'autorité judiciaire peut, en plus des deux peines ou à leur place, prononcer des sanctions de substitution : l'avertissement de la personne concernée, l'obligation de prendre les mesures nécessaires pour éviter la commission de l'infraction ou les mesures correctives pour en traiter les effets, l'obligation de cesser ou de s'abstenir du travail objet de l'instance, et l'interdiction d'être membre du conseil d'administration d'une société anonyme cotée (article 264). Pour la fixation de la peine, il est tenu compte de la gravité, des circonstances, des modalités et des effets de l'infraction ; les peines sont doublées en cas de récidive, et est récidiviste quiconque commet la même infraction ayant donné lieu à un jugement ou à une décision de condamnation définitive dans un délai de trois ans (article 263). Le ministère public est compétent pour l'enquête et la poursuite des infractions prévues aux articles 260 et 261 (article 265).
Le triangle de l'exécution : tribunal compétent, commission des infractions et commission des valeurs mobilières
L'article 266 répartit les compétences : le tribunal compétent connaît et tranche toutes les actions civiles et pénales et les litiges nés de l'application de la loi et des règlements et prononce les sanctions prescrites, à l'exception des sociétés anonymes cotées, pour lesquelles la Commission de règlement des différends relatifs aux valeurs mobilières connaît des recours contre les décisions de l'Autorité et de toutes les actions et instances qui s'y rattachent. À leurs côtés, une commission est constituée au sein du ministère par décision du ministre pour examiner les infractions (article 267). En pratique, un dossier de conformité peut donc se déplacer simultanément sur trois fronts : administratif, civil et pénal.
La liste de contrôle annuelle de conformité que nous appliquons
Depuis notre bureau au Koweït et en coopération avec nos partenaires en Arabie Saoudite, nous passons en revue avec nos clients un cycle complet de conformité : le calendrier des assemblées et les échéances de six mois et de quarante-cinq jours ; la régularité de la composition du conseil ou de la gérance et le pourvoi des postes vacants ; la chaîne de signature des états financiers, leur dépôt et leur mise à disposition des actionnaires ; la nomination du commissaire aux comptes et l'étendue de sa mission ; les procès-verbaux de vote et le traitement des conflits d'intérêts ; l'inscription des modifications au registre du commerce ; et l'exposition pénale de toute donnée ou de tout rapport inexact avant leur dépôt. Si votre société revoit sa position de conformité sous la nouvelle loi, l'équipe de Hind Bin Al Sheikh & Partners vous aide à construire un cycle de conformité documenté qui résiste devant le tribunal, la commission et le ministère public à la fois.
Voir aussi : nos services en droit des sociétés et droit commercial en Arabie Saoudite, la création de société en Arabie Saoudite pour les investisseurs étrangers et le règlement des litiges en Arabie Saoudite.
Questions fréquentes
Quand l'assemblée générale ordinaire annuelle doit-elle se tenir ?
Au moins une fois dans les six mois suivant la clôture de l'exercice de la société ; d'autres assemblées générales ordinaires peuvent être convoquées chaque fois que nécessaire.
Quel est le délai de remise des états financiers au commissaire aux comptes ?
Les états financiers et le rapport d'activité et de situation financière doivent être mis à la disposition du commissaire aux comptes, le cas échéant, au moins quarante-cinq jours avant la date fixée pour l'assemblée générale ordinaire annuelle, signés par le président du conseil, le directeur général et le directeur financier, le cas échéant.
Le dirigeant est-il personnellement puni pour des données fausses dans les états financiers ?
Oui. L'inscription sciemment de données fausses ou trompeuses dans les états financiers ou dans les rapports présentés aux associés ou assemblées, ou l'omission d'un fait essentiel pour présenter la situation financière contrairement à la vérité, figure parmi les infractions graves punies de trois ans d'emprisonnement au plus et de cinq millions de riyals d'amende au plus, ou de l'une de ces peines.
Les procédures sociales peuvent-elles être accomplies électroniquement ?
Oui. La loi permet que les demandes de constitution et de modification, l'inscription et la publicité, la signature, le dépôt des états financiers et d'autres procédures soient électroniques en vertu du paragraphe 2 de l'article 277, et les règlements encadrent la notification, la délibération et le vote électroniques.
Qui peut exercer l'action en responsabilité contre le gérant ou les membres du conseil ?
La société, par décision de ses associés, de son assemblée ou de ses actionnaires ; un ou plusieurs associés ou actionnaires détenant cinq pour cent du capital peuvent l'exercer si la société ne le fait pas, à condition que le gérant ou les membres du conseil soient avisés de l'intention d'agir au moins quatorze jours auparavant et que l'action serve l'intérêt de la société, repose sur un fondement exact et soit intentée de bonne foi. L'associé ou l'actionnaire conserve en outre son action personnelle s'il a subi un préjudice particulier.
Quelle est la sanction en cas de récidive ?
Les peines prévues sont doublées en cas de récidive ; est récidiviste quiconque commet la même infraction ayant donné lieu à un jugement ou à une décision de condamnation définitive dans un délai de trois ans.
Les sanctions visent-elles le liquidateur et le commissaire aux comptes ?
Oui. La loi nomme expressément le liquidateur et le commissaire aux comptes parmi les catégories punies des infractions graves, et le commissaire aux comptes qui ne notifie pas la société, par l'intermédiaire des organes ou personnes chargés de sa gestion, des infractions découvertes dans sa mission et qui lui apparaissent pénales encourt jusqu'à un an d'emprisonnement et un million de riyals d'amende, ou l'une de ces peines.
Quel est l'effet du défaut de mise à jour des données de la société au registre du commerce ?
Au-delà de l'infraction, il ouvre la mise en cause dès qu'un litige ou une opération révèle un écart entre la réalité et le registre ; la loi permet l'accomplissement électronique des procédures d'inscription, de publicité et de modification, ce qui écarte toute excuse pratique au retard.