La prima domanda in una controversia commerciale è spesso dove portarla. Prima di scegliere un tribunale, l’arbitrato o una via negoziale, consegnare al legale un resoconto datato di ciò che è stato concordato e di ciò che è accaduto.
1. Raccogliere i termini concordati
Conservare contratti firmati, modifiche, ordini di acquisto, allegati e ogni condizione richiamata. Conservare i file originali oltre alle copie. Verificare firme, date di efficacia, clausole di prevalenza e quale lingua o versione prevale. Se le discussioni hanno modificato l’ambito, conservare sia la proposta sia il documento che l’ha accettata.
2. Documentare l’esecuzione
Raccogliere documenti di consegna, fatture, pagamenti, approvazioni, verbali di riunione e il lavoro effettivamente fornito o ricevuto. Abbinare ogni consegna alla relativa accettazione o contestazione e ogni pagamento alla fase fatturata. Lasciare visibili gli elementi mancanti: un indice ordinato delle prove non deve nascondere una consegna contestata.
Quando i tempi di consegna sono contestati, tenere insieme ordine di acquisto, ricevuta, richiesta di modifica e fattura. Separare i fatti concordati dalle accuse, invece di riscrivere tutto nella versione di una sola parte.
3. Conservare le comunicazioni
Salvare email, messaggi e comunicazioni rilevanti con date e allegati. Non modificare gli originali; annotare chi ha inviato e chi ha ricevuto ciascun elemento. Esportare dove possibile conversazioni intere con le intestazioni e registrare il custode e l’ora della raccolta. Conservare i documenti secondo i controlli aziendali su conservazione e riservatezza, specialmente quando sono coinvolti dati di dipendenti o clienti.
4. Costruire una cronologia datata
Registrare l’obbligazione, la violazione asserita, quando si è verificata, cosa è stato comunicato e l’effetto finanziario o operativo. Segnare i fatti che restano contestati. Aggiungere un riferimento alla fonte per ogni voce, incluse le circostanze che indeboliscono la propria posizione. Individuare chi può verificare ogni evento e la prima data in cui un reclamo o una risposta potrebbero richiedere un’azione.
5. Esaminare la clausola sulle controversie con il legale
Portare ogni clausola su legge applicabile, foro, arbitrato, avvisi, negoziazione o mediazione. Un legale può verificarne l’effetto e gli eventuali termini rispetto alla legge vigente e ai fatti. Il contratto può richiedere un indirizzo, un metodo o un passaggio specifico prima della domanda. Chiedere al legale di verificare che le parti indicate, le firme, il foro delle controversie e ogni procedura pre-contenziosa obbligatoria corrispondano all’operazione e alle regole attualmente applicabili.
6. Preparare domande su costi e prossimi passi
Chiedere informazioni su lacune probatorie, possibili percorsi, onorari e tempi. Le stime non sono garanzie; non perdere un avviso urgente o un termine durante l’organizzazione del fascicolo. Mettere nello stesso prospetto decisionale il valore atteso del reclamo, il probabile lavoro probatorio, le possibili domande riconvenzionali e se l’esecuzione deve proseguire. Indicare un responsabile della decisione e una data per la prossima revisione.
Consultare la nostra Risoluzione delle controversie e la pratica societaria e commerciale per i temi correlati.