La primera cuestión en una disputa mercantil suele ser dónde plantearla. Antes de elegir entre los tribunales, el arbitraje o una vía negociada, entregue a su abogado un relato fechado de lo que se acordó y de lo que ocurrió.
1. Reúna los términos acordados
Conserve los contratos firmados, las modificaciones, los pedidos, los anexos y cualquier condición incorporada. Preserve los archivos originales además de las copias. Compruebe las firmas, las fechas de entrada en vigor, las cláusulas de prevalencia y qué idioma o versión prevalece. Si las conversaciones cambiaron el alcance, conserve tanto la propuesta como el documento que la aceptó.
2. Documente la ejecución
Reúna los registros de entrega, las facturas, los pagos, las aprobaciones, las actas de reunión y el trabajo realmente suministrado o recibido. Vincule cada entrega con su aceptación u objeción, y cada pago con el hito facturado. Mantenga visibles los elementos que faltan: un índice de pruebas impecable no debe ocultar una entrega disputada.
Cuando se discuta el momento de la entrega, conserve juntos el pedido, el albarán, la solicitud de cambio y la factura. Separe los hechos acordados de las afirmaciones en lugar de reescribirlo todo como el relato de una sola parte.
3. Preserve las comunicaciones
Guarde los correos electrónicos, mensajes y notificaciones relevantes con sus fechas y archivos adjuntos. No edite los originales; anote quién envió y recibió cada elemento. Exporte los hilos completos con sus cabeceras siempre que sea posible y registre quién custodió la recopilación y cuándo se hizo. Preserve los documentos bajo los controles de conservación y confidencialidad del despacho, especialmente cuando intervengan datos de empleados o clientes.
4. Construya una cronología fechada
Registre la obligación, el supuesto incumplimiento, cuándo ocurrió, qué se comunicó y el efecto financiero u operativo. Señale los hechos que siguen en disputa. Añada una referencia a la fuente de cada entrada, incluidos los hechos que debilitan su posición. Identifique quién puede verificar cada hecho y la fecha más temprana en la que una reclamación o una respuesta pueda exigir actuación.
5. Revise la cláusula de resolución de disputas con su abogado
Aporte cualquier cláusula sobre ley aplicable, fuero judicial, arbitraje, notificaciones, negociación o mediación. Un abogado puede comprobar sus efectos y cualquier plazo frente a la ley vigente y los hechos. El contrato puede exigir una dirección, un método o un trámite de notificación concreto antes de demandar. Pida a su abogado que compruebe que las partes nombradas, las firmas, el fuero y cualquier procedimiento previo obligatorio coinciden con la operación y con la normativa aplicable vigente.
6. Prepare preguntas sobre costes y próximos pasos
Pregunte por las lagunas de prueba, las vías posibles, los honorarios y los plazos. Los presupuestos no son garantías; no pierda una notificación o un plazo urgente mientras organiza el expediente. Ponga en la misma hoja de decisión el valor estimado de la reclamación, el trabajo probatorio previsible, las posibles reconvenciones y si se exige seguir ejecutando el contrato. Registre quién decide y la fecha de la próxima revisión.
Véase nuestra práctica de resolución de disputas y nuestra práctica societaria y comercial para trabajo relacionado.